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Para propietarios de buses intermunicipales y sus oficinas contables

Cada quincena cierra completa.

Cada planilla abonada. Cada galón con su placa.

Revise el extracto de la empresa transportadora contra los libros de viaje que sus conductores mandan por WhatsApp. Cruce cada factura de combustible con su anticipo y sepa cuánto le cuesta cada bus en mantenimiento.

Solicitar demoVer cómo funciona
  • Sin instalar nada
  • El conductor solo manda una foto
  • Su empresa transportadora no cambia nada

El portal de su empresa le muestra las cifras que ella calculó. Aquí usted las revisa contra sus propios libros.

Lo que cuesta no revisar

Un libro de $847.000 sin abonar le cuesta $677.600

El bus recibe el 80 % de cada libro de viaje. Si la empresa no lo abona y nadie lo reclama, ese dinero no llega. Hoy, encontrar ese libro depende de revisar el extracto a mano, línea por línea.

Manos con una calculadora sobre un escritorio lleno de recibos

  • Libros que llegan tarde

    El conductor se demora en entregar el libro. Si la empresa no lo recibe a tiempo, el viaje no se abona y la oficina lo reclama por correo, planilla por planilla.

  • Facturas en varios correos

    Las facturas electrónicas de combustible llegan a buzones distintos. Cruzarlas con los anticipos del extracto se hace a mano, cuando hay tiempo.

  • Mantenimiento sin total

    El gasto queda repartido entre facturas de taller, descuentos del extracto y pagos en efectivo. Nadie tiene el total por bus.

Cómo funciona

Así se cierra una quincena

La empresa transportadora sigue igual. Usted deja de cruzar a mano.

  1. El conductor manda la foto

    Escribe la placa del bus y envía la foto del libro de viaje a un número de WhatsApp. No instala nada ni crea una cuenta.

  2. La oficina confirma y cruza

    Una persona confirma el número y el total de cada libro. Cuando llega el extracto, la oficina lo importa y cada abono se cruza con su libro al 80 %.

  3. Lo que falta, con el reclamo listo

    Los libros no abonados quedan en una lista con su valor. El asunto y el mensaje del reclamo salen redactados, y su oficina los envía desde su propio correo.

Disponible hoy

Lo que ya funciona

Cinco partes de la quincena que hoy se hacen a mano, en un solo lugar.

Disponible hoy

Cada libro de viaje, con su estado

Los libros llegan por WhatsApp o con una foto desde el celular. Una persona confirma el número y el total, y cada libro avanza hasta abonado o no abonado.

  • Al confirmar, usted ve el abono que debe llegar, el 80 % del total.
  • Si la placa impresa no coincide con el bus, la plataforma avisa.
Disponible hoy

El extracto, revisado línea por línea

Importe el Excel de la empresa tal como llega, con una hoja por bus. Cada abono se cruza con su libro, y los libros que no aparecen pasan a no abonados con su valor.

  • Marque cada línea revisada, como hoy con el resaltador amarillo.
  • Si la empresa corrige el extracto, lo importa de nuevo y sus marcas se conservan.

Así queda el cruce de tres libros de un bus en una quincena.

Ejemplo de revisión de abonos
LibroTotal del libroAbono esperado (80 %)Abono en el extractoResultado
50000001$847.000$677.600$677.600Abonado
50000002$116.600$93.280$93.280Abonado
50000003$847.000$677.600Sin abonoNo abonado, va al reclamo

Para revisar al revés, multiplique el abono por 1,25: $93.280 × 1,25 = $116.600. Si le suma el 20 % al abono le da $111.936, y ese no es el total del libro.

El 80 % para el bus es el reparto que se ve hoy en los extractos. Si su empresa o un bus tiene otro, se configura.

El reclamo, redactado

El asunto y el mensaje salen escritos con el número, la fecha, la ruta y el abono esperado de cada libro. Su oficina los copia y los envía desde su propio correo.

Disponible hoy

Cada galón con su placa

Sus buzones reenvían las facturas electrónicas a una sola dirección. La plataforma las lee, asigna cada una a su placa y la cruza con el anticipo de combustible del extracto.

  • Varias facturas pueden cubrir un mismo anticipo.
  • Las facturas sin placa esperan en una bandeja hasta que la oficina las asigna.

Lee la factura electrónica que llega al correo. Todavía no lee fotos de facturas de combustible.

Techo de una estación de combustible al atardecer
Disponible hoy

Cuánto cuesta cada bus por kilómetro

Facturas de taller, débitos del extracto y gastos en efectivo, sumados por bus, por categoría y por quincena. El costo por kilómetro sale de los kilómetros del extracto.

  • Si una factura de taller y un débito del extracto son el mismo gasto, la plataforma pregunta antes de contarlo dos veces.
  • Si faltan los kilómetros, muestra Sin km en lugar de un costo inventado.
Mecánico revisando el motor de un vehículo pesado en un taller
Disponible hoy

Un panel para toda la oficina

Varios propietarios, cada uno con sus buses, en un solo espacio de trabajo. Al abrir, la oficina ve la quincena entera y lo que está por revisar.

  • Cada propietario entra con su usuario y ve solo sus buses.
  • Si un propietario se retira, su historial se conserva.

Para quién es

Para la oficina y para el dueño del bus

Un bus en una carretera de montaña entre el bosque

Oficinas contables

Llevan las cuentas de varios propietarios y decenas de placas. Cierran cada quincena con cada abono cruzado y cada reclamo redactado, sin una hoja de Excel por bus.

Propietarios

Tienen uno o varios buses afiliados a una empresa transportadora. Entran con su usuario y ven sus libros, sus extractos, su combustible y su mantenimiento, bus por bus.

En el plan

Después, carga y servicio especial

La plataforma se pensó para todo el gremio. Mulas, tractomulas y servicio especial están en el plan.

Antes y después

La misma quincena, sin calculadora ni resaltador

Cómo se hace cada tarea hoy y con la plataforma
TareaHoyCon cadaviajecuenta.com
Libros de viajeEl conductor lo entrega cuando puede y la oficina lo persigue.Llega por WhatsApp con la placa, y la oficina ve cuál falta.
AbonosExcel abierto, calculadora al 80 % y resaltador amarillo.Cada abono cruzado con su libro, línea por línea.
ReclamosUn correo por planilla, escrito a mano.Asunto y mensaje redactados, listos para copiar.
CombustibleFacturas en varios correos, cruzadas cuando hay tiempo.Un solo buzón, y cada factura con su placa y su anticipo.
MantenimientoGastos sueltos y ningún total por bus.Costo por bus, por quincena y por kilómetro.

Lo que viene

Todo en uno para el transportador

Empezamos por el dinero de cada quincena. Esto es lo que sigue para propietarios de buses afiliados y sus oficinas contables.

  1. Disponible hoy

    Libros, extractos, combustible y mantenimiento

    Libros de viaje por WhatsApp, revisión del extracto, combustible conciliado y costo de mantenimiento por kilómetro.

  2. En desarrollo

    Avisos de vencimiento

    SOAT, revisión técnico-mecánica y tarjeta de operación de cada bus, con aviso antes de que venzan. Un bus con un documento vencido no puede salir a ruta.

  3. En desarrollo

    Alarmas de mantenimiento preventivo

    Aviso antes de la revisión preventiva de cada bus, que la norma pide al menos cada dos meses (Resolución 315 de 2013).

  4. En el plan

    Contabilidad del propietario

    Liquidación de cada quincena, flujo de caja y utilidad por bus, con las retenciones del extracto, para el programa contable de su oficina.

  5. En el plan

    Facturación electrónica

    Emisión de sus facturas con su proveedor autorizado o el servicio gratuito de la DIAN, y acuse de recibo de las facturas que le llegan.

  6. En el plan

    Seguridad vial y cumplimiento

    Los registros del plan estratégico de seguridad vial (PESV) de cada bus, en orden para cuando se los pidan.

  7. En el plan

    Conductores

    Una aplicación que guarda el libro sin señal y lo envía después, la nómina electrónica y el control de las horas de conducción.

  8. En el plan

    Carga y servicio especial

    Los mismos controles por placa para mulas, tractomulas y vehículos de servicio especial, con el manifiesto de carga y el extracto de contrato (FUEC).

El orden puede cambiar según lo que pidan las oficinas fundadoras.

Oficinas fundadoras

Las primeras oficinas entran con condiciones de fundador

Abrimos pocos cupos, porque acompañamos a cada oficina de cerca mientras arranca.

  • Precio de fundador por 12 meses

    Un precio especial que se mantiene durante sus primeros 12 meses.

  • Importamos sus extractos anteriores

    Cargamos las quincenas pasadas para que empiece con historia, no desde cero.

  • Acompañamiento por WhatsApp

    Una persona del equipo le ayuda a arrancar y le responde por WhatsApp.

  • Voz en lo que construimos

    Lo que pidan las oficinas fundadoras ordena lo que viene.

Pedir un cupo de fundador

Sus datos

Cada oficina ve solo lo suyo

Tratamos los datos de oficinas, propietarios y conductores según la Ley 1581 de 2012 de protección de datos personales.

Aviso de privacidad de este sitio

  • Antes de guardar cualquier foto, el conductor recibe el aviso de privacidad y lo acepta.
  • Los nombres, cédulas y firmas de la tripulación no se leen ni se registran. Solo quedan en la imagen del libro.
  • Cada oficina ve solo su espacio de trabajo. Cada propietario ve solo sus buses.
  • La foto se lee con un servicio automático que puede operar fuera de Colombia, y el aviso al conductor lo dice.
  • El texto de los mensajes de WhatsApp se borra después de procesarlos.

Preguntas frecuentes

Lo que suelen preguntar

¿Los conductores tienen que instalar algo?

No. Escriben la placa y mandan la foto del libro a un número de WhatsApp, sin crear cuenta.

Mi empresa ya tiene un portal de afiliados. ¿Para qué más?

El portal le muestra las cifras que su empresa calculó. Aquí las revisa contra sus propios libros de viaje y sus facturas, y cuando algo falta, el reclamo sale redactado. Una cosa no reemplaza a la otra.

¿Tengo que cambiar algo con la empresa transportadora?

No. Su empresa sigue mandando el extracto y recibiendo los reclamos como siempre. La plataforma no se conecta con sus sistemas. Su oficina importa el archivo que ya le llega.

¿Reemplaza a mi contador?

No. Le quita a la oficina el trabajo de cruzar a mano. El contador sigue a cargo de las cuentas y decide qué reclamar.

¿Y si el libro llega borroso o con sellos encima?

Una persona confirma siempre el número y el total. Si un dato no se lee bien, la oficina lo corrige antes de confirmar.

¿Sirve con el extracto de mi empresa?

Hoy lee el formato de extracto de una empresa transportadora. Si su empresa usa otro formato, lo revisamos con usted durante el acompañamiento.

¿Cuánto cuesta?

Todavía no publicamos precios. Las oficinas fundadoras tienen un precio especial durante 12 meses, y se lo damos en la demostración.

¿Hacen la facturación electrónica?

Todavía no. Está en el plan, con su proveedor autorizado o el servicio gratuito de la DIAN.

¿Reemplaza el GPS?

No. No instalamos GPS ni sensores. Cruzamos la factura de combustible con el anticipo del extracto, así que su GPS sigue igual.

Cierre la próxima quincena completa

Déjenos su WhatsApp o su correo. Le mostramos, con datos de ejemplo, cómo queda una quincena revisada.

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Le escribimos para acordar día y hora.

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Le escribimos en horario hábil por el medio que eligió. No enviamos publicidad ni compartimos sus datos.

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